Se mi conosci o hai esplorato in qualche modo il mio blog, sai che sono una persona che utilizza in modo importante la tecnologia.
Gli strumenti digitali mi accompagnano sul lavoro e nella vita quotidiana e li ritengo molto utili, a patto di utilizzarli in modo proficuo senza che questi siano dei “fagocitatori” del tempo. A questo proposito vai a leggere questo post.
Oggi però voglio soffermarmi su un aspetto che a volte sottovaluto oppure dò per scontato: non sempre è opportuno utilizzare solo strumenti digitali. Carta e penna non vanno abbandonati, ma integrati in modo intelligente. Vediamo perché.
Il così detto mondo “paperless”, cioè “senza carta” fino a qualche anno fa era utopico, oggi però è possibile coniugare i buoni vecchi metodi con la digitalizzazione.
Se vogliamo raggiungere un livello di produttività decisamente elevato, dobbiamo considerare di adottare un sistema che integri strumenti digitali e analogici.
Pensiamo per un attimo a quello che è successo con gli strumenti digitali.
Una evoluzione negli strumenti di scrittura è ad esempio l’Apple Pencil
Moleskine ha integrato i suoi quaderni con il digitale
Ci sono servizi che copiano in cloud interi quaderni
Penne che scrivono normalmente ed allo stesso tempo registrano in digitale
La carta ha però molti vantaggi:
- Non ci sono “funzioni”, menu, combinazioni di tasti, da memorizzare
- La formattazione la decidiamo mentre scriviamo
- L’accesso è velocissimo: qualsiasi app, software o dispositivo hardware sarà sempre più lento di un bloc-notes.
- Gli scritti su carta sono sempre leggibili. Certo, oggi con il digitale possiamo ampliare al massimo la nostra “memoria”, ma pensiamo ad esempio se dovessimo leggere oggi un nostro scritto fatto alcuni anni fa con una applicazione desueta o memorizzato su un floppy disk (a patto di sapere cos’è). Non sarebbe possibile…
- Non ci sono distrazioni. Scrivere su un dispositivo elettronico ci espone ad un numero di notifiche elevato, che spesso non possiamo neppure disabilitare.
- Scrivendo sul nostro bloc-notes lavoriamo in mono-tasking: questo ci permette di essere più concentrati, meno stressati e quindi più produttivi.
- E’ più salutare. Gli schermi, anche se in minima parte, affaticano di più la nostra vista.
I vantaggi del digitale li conosciamo molto bene.
Per questo motivo, al fine di trarre il massimo vantaggio, riuscire ad organizzarsi con un metodo che integri sistemi on-line (tool digitali) e off-line (bloc-notes ed altri) è una sfida interessante e divertente che – se vinta – porta innumerevoli benefici.
Esiste un metodo che prendo in prestito, chiamato The Medium Method, che può essere un buon punto di partenza da studiare. Ecco come funziona.
Cosa serve:
- un bloc-notes (io utilizzo un quaderno formato A5 tipo Moleskine)
- post-it
- app per gestire le “cose da fare”
- app per le note
Non entro nel dettaglio del metodo, mi soffermo sul funzionamento base.
- il bloc-notes è il fulcro di tutto, dove vengono presi gli appunti e le note giornaliere. Fondamentale è, su ogni pagina, indicare in alto la data alla quale fanno riferimento i contenuti
- i post-it hanno la funzione di indicare le cose da fare
- l’applicazione per gestire le cose da fare registra tutti i task
- Il programma per le note (io uso Evernote) memorizza tutte le informazioni che riteniamo più importanti, prese dal bloc-notes principale
Il sistema prevede che ogni sera vengano copiati gli appunti più importanti dal taccuino su Evernote, completate le cose da fare ed aggiunte quelle nuove.
Devo dire però che personalmente questo flusso non piace particolarmente. Credo si possa migliorare in qualche modo….
Quindi cosa devo fare?
In definitiva, è fondamentale non lasciare carta e penna ma integrare questi strumenti con tool digitali.
Scegli gli strumenti digitali
Restano sempre indispensabili uno strumento per memorizzare le note ed uno per le cose da fare.
Scegli gli strumenti analogici
Il block notes è indispensabile, ecco perchè deve essere pratico, sempre a portata di mano, facile da utilizzare e comodo.
Prova un wokflow, testalo, cambialo e riprovalo
Il flusso di lavoro che usi, farà la differenza. Sono necessarie varie prove, perché è impossibile trovare la giusta soluzione subito.
Ti suggerisco il mio, prendo solitamente gli appunti, le note, le idee sul block notes, segno le cose da fare sui post-it ma poi scansiono le note e le trasferisco sull’applicazione (solo quelle più importanti) in modo da poterle ricercare più facilmente. Quindi aggiorno la lista delle cose da fare sull’applicazione.
Ti potrà sembrare un inutile perdita di tempo e duplicazione di operazioni, non è così, perchè il fatto di attivare una metodica e di “rivedere” il tuo lavoro ti focalizza sulle cose più importanti, senza trascurare che la mente visivamente riordina le cose e soprattutto quello che ritenevi importante alle 9.00 di mattina, potrebbe non esserlo alle 9.00 di sera e viceversa.
Applica un metodo, quello che ritieni migliore per te, fallo diventare un’abitudine, questo ti farà risparmmiare tempo e sarai più proattivo.
Buona elevazione.
Permetti di presentarmi, mi chiamo Antonio Finocchi, mi definisco un Agevolatore di Business, un Aggregatore di Relazioni, mi occupo di Economia Collaborativa.
Sono imprenditore dal 1984, le mie aziende sono tuttora floride e sul mercato, le mie intuizioni imprenditoriali hanno generato format e attività di importante livello.
Mi occupo di mentoring, trasferimento professionale di esperienze, credo fermamente che “puoi trasferire solo ciò che hai fatto di persona”.
Sono il creatore di Imprenditore Evoluto(R) e Time Voucher(R) e dell’ultima realtà imprenditoriale (OPEN) che si occupa di Marketing Strategico e Consulenza Imprenditoriale.
Se vuoi conoscere qualcosa di più su di me visita il mio sito e quello della mia azienda.
Continua a seguirmi!